Weniger ist Mehrwert.

Workflow – Arbeiten im Fluß

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Im Bereich des Dokumentenmanagements wird der Workflowbegriff sehr gerne genutzt. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter Flow? Geht es darum, zu wissen, an welcher Stelle des Prozesses wir gerade arbeiten oder woran andere arbeiten? Workflow im Sinne gleichnamiger Systeme hat wenig mit Flow beim Arbeiten zu tun. Um letzteres geht es: Energie aus der Tätigkeit schöpfen, ob Buchhaltung, Abgleich von Kundendaten, Gespräche mit Interessenten oder einfach die Anfertigung von Texten wie diesen.

Aus der Psychologie kennen wir „Flow“ als Zustand zwischen Über- und Unterforderung, der durch eine Tätigkeit ausgelöst wird, die ihre Zielsetzung bei sich selbst hat. Folge ist die Verschmelzung von Handlung und Bewusstsein: Sie denken nicht mehr darüber nach und genießen, dass Sie die Tätigkeit beherrschen. Energetisch laden Sie auf. Dies klingt nun sehr theoretisch. Dabei kennen Sie den Zustand des Flow: Dann wenn Sie etwas tun, um zu entspannen, häufig verbunden mit einer für Außenstehende gewissen Art an Monotonie, zum Beispiel beim Joggen oder beim Üben eines Instruments. Sie befinden sich in einem Zustand zwischen Überforderung und Langeweile und allein die Tätigkeit ist präsent. Diese Zeit- und Selbstvergessenheit kann man auch im Büro erreichen. Und so gelangen Sie in den Flow bei den ganz alltäglichen Dingen:

  1. Zeigen Sie sich das Ziel der Tätigkeit auf, beispielsweise die fertige Reisekostenabrechnung. Konstruieren Sie ein Bild vom Endzustand. Wie gut wird es sich anfühlen, diese Aufgabe erledigt zu haben? Was ist zu tun?
  2. Zeigen Sie sich die Anforderungen auf. Nehmen Sie eine wertschätzende Haltung ein. Diese Aktivität ist wichtig, weil …. Warum ist es zu tun?
  3. Strukturieren Sie die Tätigkeit in kleine Einheiten, die Sie im Stapel verarbeiten können. Zum Beispiel das Sortieren aller Belege, das Scannen aller Belege usw. Dies hat den besonderen Nebeneffekt, dass Sie nach jedem Stapel eine Pause einlegen können ohne sich mit großem Aufwand wieder einzuarbeiten. Wie ist es zu tun?
  4. Beginnen Sie die Tätigkeit. Schalten Sie Störfaktoren aus.
  5. Konzentrieren Sie sich auf die Dinge, nicht auf sich selbst!

Dieses Thema ist auch Gegenstand meines WebinarsSo findest Du Deinen Workflow“. Weitere Webinare  von mir finden Sie übrigens auf edudip.

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Autor: Sylvia Nickel

Diplom-Ökonomin. Freiberuflich beratend seit 1992 & Inhaberin der Nickel Consulting (http://2nc.de/).

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